123pracovat

Pracovní nabídka

Executive Assistant (Part-Time)

Position: Executive Assistant (EA) – Part-Time
Location: Prague
Working time: Approx. 3 days per week / 20–24 hours (flexible)
Reports to: Managing Director
Start: By agreement

ENGLISH VERSION

About the Role

We are looking for a reliable, proactive, and highly organized Executive Assistant to support the Managing Director in day-to-day coordination, communication, and administration.

This role is ideal for someone who enjoys bringing order, clarity, and calm into a dynamic business environment and who takes pride in anticipating needs rather than waiting for instructions.

You will work closely with the Managing Director and play a key role in ensuring that priorities, communication, and follow-ups are handled efficiently.

Key Responsibilities

Executive Support

• Managing email inbox and flagging priorities
• Drafting and preparing correspondence and documents
• Calendar management, scheduling meetings and reminders
• Tracking tasks and ensuring timely follow-ups

Coordination & Administration

• Organizing calls, meetings, and internal coordination
• Assisting with travel planning and logistics
• Preparing simple reports, notes, and summaries
• Maintaining clear and well-organized digital files

Communication

• Acting as a professional point of coordination with internal and external contacts
• Ensuring clear, timely, and well-structured communication

What We’re Looking For

• Very good English (spoken and written); Czech is an advantage
• Strong organizational and time-management skills
• High level of reliability, discretion, and attention to detail
• Ability to work independently and take ownership of tasks
• Comfortable with Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs), Zoom, and similar tools
• Proactive mindset. You think ahead and solve problems calmly

What We Offer

• Part-time flexibility (ideal alongside other commitments)
• Competitive compensation: CZK 180–260/hour (gross)
• Long-term cooperation with the possibility to increase scope or hours
• Direct collaboration with the Managing Director
• A role where your contribution truly makes a difference

Please apply with your CV and a short motivation email.

ČESKÁ VERZE

O pozici

Hledáme spolehlivou, proaktivní a velmi dobře organizovanou asistentku / asistenta vedení (Executive Assistant) na částečný úvazek, která / který bude podporovat Managing Directora v každodenní koordinaci, komunikaci a administrativě.

Pozice je vhodná pro někoho, kdo má rád řád, přehled a samostatnost, dokáže předvídat potřeby a pracuje s vysokou mírou zodpovědnosti.

Náplň práce

Podpora vedení

• Správa e-mailové schránky a prioritizace zpráv
• Příprava a úprava korespondence a dokumentů
• Správa kalendáře, plánování schůzek a připomínek
• Sledování úkolů a zajištění včasných follow-upů

Koordinace a administrativa

• Organizace schůzek, hovorů a interní koordinace
• Pomoc s cestovními plány a logistikou
• Příprava jednoduchých přehledů, zápisů a shrnutí
• Udržování přehledné digitální dokumentace

Komunikace

• Profesionální komunikace s interními i externími kontakty
• Zajištění jasné, strukturované a včasné komunikace

Požadujeme

• Velmi dobrou znalost angličtiny (slovem i písmem), čeština výhodou
• Výborné organizační schopnosti a smysl pro detail
• Spolehlivost, diskrétnost a samostatnost
• Schopnost pracovat bez neustálého dohledu
• Znalost Google Workspace (Gmail, Kalendář, Dokumenty), Zoom apod.
• Proaktivní přístup a klidné řešení úkolů

Nabízíme

• Částečný úvazek (cca 3 dny v týdnu / 20–24 hodin)
• Finanční ohodnocení CZK 180–260 Kč / hod. (hrubého)
• Dlouhodobou spolupráci s možností rozšíření rozsahu práce
• Přímou spolupráci s Managing Directorem
• Smysluplnou práci, kde je vidět váš přínos

V případě zájmu zašlete prosím svůj životopis a krátkou motivaci