Office Manager
O pozici
Ahoj,
jsme Topic PR a staráme se o to, aby naši klienti byli vidět v cílových médiích. Pomáháme jim rozšiřovat dobrou pověst a někdy i hasit požáry, když se něco zrovna nepovede.
Aktuálně jsme hrdí na naše výsledky strategické komunikace lídra stavebnictví Wienerberger nebo e-commerce portálu Slevomat. Mezi naše klienty patří i designový pražský hotel Mama Shelter, módní řetězec Marks & Spencer nebo investiční fond RSBC.
Klientské práce nám pořád přibývá, a proto potřebujeme pomoci s chodem kanceláří i trochu firmy.
O čem to u nás bude?
nákupy do kanceláří - Alza, Rohlík apod. Prostě co nám bude ve Vinohradské kanceláři chybět
1x týdně na pondělní All-hands meeting připravit týdenní souhrn z MaM, Mediáře, Mediaguru
1x měsíčně předpřipravit a urgovat doplnění interní tabulky vytíženosti
2-3x do roka organizovat teambuilding či večírek dle zadání
1x ročně obnovit předplatné časopisů, médií
kontrola splatností faktur včetně inzerce, komunikace s externím finančním oddělením
hlídání dodávání účtenek, chybějících dokladů, kontroly s financemi a Harvestem
komunikace s majitelem kanceláři a správcem budovy (když je potřeba něco vyřešit)
dekorování společných prostorů k aktuálním svátkům :-)
kontrola a správa evidence příspěvků na wellbeing
evidence narozenin členů týmu a výročí lidí v Topicu, organizace dárků
správa firemních profilů na HR portálech, pracovních inzerátů a evidence profilů kandidátů
balíčkování s Messengerem - pro klienty, ale i od klientů :-) a veškerá administrativa ohledně toho
objednávání taxi na schůzky
pomáhání Karlovi (našemu šéfovi) se správou jeho kalendáře, občas mu to prostě nejde...
ve volném čase správa tabulky kontaktů na NB (coldmailing) a příprava CRM systému
Bez čeho se u nás neobejdeš?
samozřejmostí je pro tebe samostatnost, přizpůsobivost, zodpovědnost a dodržování deadlinů
nebojíš se komunikovat a chytnout věci za pačesy - ostýchavost umíš nechat doma
do určitý míry ti nebudeme muset říkat, co je potřeba nakoupit (hygiena, kancelářské potřeby apod.) - samostatnost
umíš pracovat s Excelem a hodně vstupy - je třeba dobrá organizovanost
pravidelně kontroluješ tabulky, neunikne ti žádné důležité datum ani změna - je třeba důslednost
když odjedeš na dovču, svou agendu dokážeš předat/ předzařídit - zodpovědnost za chod, dotahování úkolů do konce
Co ti nabídneme na oplátku?
firemní Macbook a telefonní tarif (s neomezenými daty)
přátelský kolektiv se smyslem pro humor :-D
příspěvek na wellbeing (8 000 Kč ročně při plném úvazku)
možnost Multisport karty
dog-friendly kancl na Vinohradech s možností částečného home officu
35 000 až 45 000 Kč měsíčně na IČO, jestliže do toho s námi půjdeš naplno
Rádi bychom někoho:
je na tebe opravdu spoleh, máš „can do" přístup k problémům
nebojíš se komunikovat napřímo s lidma, dotahuješ věci do konce
máš chuť do dlouhodobé spolupráce
pracovat můžeš ideálně alespoň 3-4x týdně na pár hodin
přestože máme home office, do kanceláře dorazíš, když je prostě třeba (máš přehled o dění)
datum nástupu: srpen, září 2025
Jestliže jsi něco z výše uvedených v životě nedělal/a, nevadí nám to. Rádi ti vše ukážeme a zaučíme. Hlavní je pro nás přístup k práci a spolehlivost. :-)
Pokud máš o pozici zájem, neváhej se nám ozvat.
Těšíme se na tebe!