123pracovat

Hledám k sobě asistentku/asistenta, která/ý mi pomůže zvýšit kapacitu v řízení firmy - nejen „řešit kalendář“ a běžnou operativu, ale držet pořádek v prioritách, poradách, přípravě podkladů ke klíčovým rozhodnutím a dotahování věcí napříč firmou.

Tahle role je pro někoho, kdo má rád pořádek, strukturu, disciplínu a jasné výstupy.

Co budeš dělat

1) Ochrana času CEO a základní operativa 

• Správa kalendáře jako nástroje řízení.

• Příprava emailů a komunikace (předtřídění, návrhy odpovědí, eskalace jen toho podstatného).

• Organizace schůzek: pozvánky, podklady dopředu, agenda, zápis (používáme PLAUD), akční kroky.

• Běžná administrativa: datové schránky, pošta, chod kanceláře, objednávky, faktury, příprava pracovních cest.

2) Porady vedení a podpora rozhodování

• Spolupříprava měsíční porady vedení: agenda, klíčové projekty, sumář na rizika a rozhodnutí.

• Vedení  projektové agendy: co se rozhodlo, dopad, vlastník, termín, další krok.

• Tvorba krátkých podkladů (onepager): kontext varianty doporučení dopad.

3) Komunikace s týmem ředitelů

• Koordinace základních projektů CEO.

• Aktivní sběr podkladů od vlastníků (asertivně, věcně, diplomaticky).

• Hlídání termínů a toho, aby věci „nemizely v emailech“.

4) Data a přehledy (základní analytika)

• Excel/Sheets pro přehledy a souhrny (kontingenčky, filtry, základní modely).

• Manažerské shrnutí:  co se děje / proč / co navrhujeme

Jak poznáš, že je to pro tebe

• Máš rád/a pořádek, checklisty a jasná pravidla.

• Umíš komunikovat stručně, věcně a lidsky (CZ, EN).

• Nečekáš na instrukce ke každé maličkosti - dotahuješ a přemýšlíš samostatně.

• Umíš si říct o podklady a termíny, i když komunikuješ s „řediteli“.

• Zvládáš pracovat s citlivými informacemi.

Požadavky

• Zkušenost na pozici Executive Assistant / Office Manager / Project Coordinator (ideálně ve výrobní/obchodní firmě).

• Výborná organizace práce, schopnost prioritizovat.

• Pokročilý uživatel M365 nebo Google Workspace (kalendář, dokumenty, sdílení, zápisy).

• Excel/Sheets: jistota v běžné práci s daty.

• Schopnost komunikace v angličtině telefonicky a písemně.

Velké plus

• Zkušenost s přípravou porad vedení, rozhodovací agendou nebo řízením projektů.

• Projekty k interní komunikaci (interní townhall, vysílání, články).

• Organizace eventů (interní konference, workshopy, velké porady atp.).

• Základní orientace ve financích/budgetu a marketingových tématech.

• Práce s AI nástroji (GPT+, plaud.AI, notebookLM) na tvorbu podkladů (shrnutí, návrhy textů, strukturování).

Láká Tě tato pozice? Pak nám pošli svůj životopis na adresu: personalni@vitar.cz.