123pracovat

Pracovní nabídka

Pro naši kancelář v Karlíně hledáme milou a šikovnou posilu na pozici Office Asistentky.

Úvazek: 50 %. Pracovní doba: pondělí - čtvrtek (cca 9,00 – 14,00 / případně 8,00 - 13,00).

Hledáme někoho, koho práce baví, má vysokou míru zodpovědnosti a umí si práci sám aktivně hledat.

Administrativní podpora společnosti:

• Skenování a archivace dokumentů, údržba knihy jízd, podpora při auditech (ISO a finančních)
• Správa, koordinace a evidence firemních aut, zaměstnanců, klíčů, přístupových karet apod.
• Evidence, zajišťování a distribuce nákupních objednávek v systému Alvao včetně případných reklamací
• Správa hotelů a jízdenek, Multisport karet, firemních telefonů
• Péče o firemní flotilu (přezutí, servisy, zelené karty, platby pojistného, řešení škodních událostí atd.)

Správa kanceláří:

• Proaktivní péče o společné prostory společnosti včetně případné podpory během pořádaných školení v rámci společnost
• Vítání návštěv, zajištění občerstvení
• Zajištění a kontrola revizí elektrických spotřebičů, BOZP, hasičích přístrojů

Administrativní podpora obchodu a projektového oddělení:

• Správa projektových a úkolových struktur, přidávání nových projektů v interním nástroji
• Pomoc se správou interních kapacit, shromažďování a evidence rizik
• Monitoring a případná evidence v interním timesheet (ActiTime)
• Správa Sharepointu – administrace klientských stránek a správa jejich obsahu
• Příprava podkladů pro veřejný výběrová řízení
• Pomoc s přípravou obchodních podkladů (nabídky, smlouvy, podklady pro fakturaci apod.)
• Organizace interních setkání

Co je základ:

• Ochota, vstřícnost, skvělé komunikační dovednosti, zájem o lidi
• Pokročilá znalost práce na PC, znalost práce s Alvao, Sharepoint a ActiTime výhodou
• Pečlivost a orientace na detail
• ŘP sk. B, aktivní řidič
• Flexibilita pro denní přítomnost na firmě (9-14, nebo 8-13 – lze upravit a střídat dle dohody)
• Týmovost a loajalita